Koszulki na dokumenty to niepozorne artykuły biurowe, których często nawet nie zauważamy podczas codziennej pracy. Tymczasem warto uświadomić sobie, że bez nich bezpieczne przechowywanie dokumentów czy ich porządkowanie byłoby właściwie niemożliwe. Tak samo jak teczka na dokumenty czy skoroszyt są podstawowymi przedmiotami niezbędnymi w każdym biurze. 

Zazwyczaj myśląc o koszulkach na dokumenty, wyobrażamy sobie miękkie, matowe obwoluty z folii, które wpinamy do segregatorów. Warto wiedzieć jednak, że istnieje wiele różnych rodzajów koszulek – sprawdź, które z nich dostępne są w ofercie naszej drukarni. 

Koszulki na dokumenty: do czego mogą się przydać?

Koszulki na dokumenty pełnić mogą wiele różnych funkcji. Przede wszystkim służą do przechowywania bieżących dokumentów oraz archiwizacji pozostałych. Najpopularniejszy rodzaj koszulek pozwala na wpinanie ich do kompatybilnych segregatorów (stąd popularna nazwa kieszenie do segregatorów). Wszystko to pozwala z jednej strony na ich uporządkowanie według ustalonych reguł, a z drugiej także na skuteczne zabezpieczenie przed niekorzystnymi warunkami zewnętrznymi. Przechowywane w koszulkach dokumenty pozostaną niepogniecione, czyste i suche.

Niektóre koszulki stworzone są specjalnie z myślą o atrakcyjnym zaprezentowaniu naszej oferty. Dlatego warto sięgnąć po nie, wybierając się na spotkanie z potencjalnym klientem. Warto też wiedzieć, że w koszulkach można przechowywać również inne przedmioty, takie jak np. płyty CD czy pendrive’y.

Podstawowy podział koszulek na dokumenty

Koszulki na dokumenty możemy podzielić przede wszystkim na tzw. otwarte oraz zamykane.

Najpopularniejsze koszulki to te posiadające trzy sklejone krawędzie: dolną i boczne, a z góry otwarte. Kartkę musimy wsuwać do nich od góry. Inny rodzaj otwartej koszulki posiada dwie sklejone krawędzie: lewą i dolną, a pozostałe dwie są otwarte, umożliwiając łatwe wkładanie dokumentów. To drugie rozwiązanie stosowane jest częściej przy koszulkach przeznaczonych do prezentowania oferty czy zebrania w całość materiałów. W archiwizacji stosuje się je rzadziej, ponieważ dokumenty mogą dość łatwo wypaść i nie są dostatecznie zabezpieczone. Takie koszulki są zwykle stosunkowo sztywne.

Jakie są rodzaje koszulek zamykanych?

Koszulki zamykane możemy podzielić według rodzaju zamknięcia.

Pierwszy rodzaj to zamknięcie z klapką boczną. Zagięta i nachodząca na koszulkę z boku klapka nie posiada żadnego zapięcia, ale skutecznie zabezpiecza dokumenty przed wypadaniem, jednocześnie ułatwiając szybkie dostanie się do nich. To rozwiązanie sprawdza się też dobrze w przypadku przechowywania płyt CD.

Drugi rodzaj zamknięcia to suwak. Takie koszulki zajmują sporo miejsca i nie są bardzo popularne, jednak w wielu sytuacjach okażą się niezwykle przydatne. Można skorzystać z nich np. podczas odprawy na lotnisku, wkładając w nie nie tylko dokumenty podróżne, ale też np. klucze i telefon komórkowy.

Ostatni rodzaj to koszulki zamykane na klapkę zapinaną na specjalny zatrzask. Dzięki zatrzaskowi dokumenty są bardzo dobrze zabezpieczone, a jednocześnie jest on wyjątkowo komfortowy w użyciu.

Format, rodzaj folii, barwa… Na co zwrócić uwagę przy wyborze koszulek na dokumenty?

Jedną z kluczowych kwestii jest format koszulki. Te najpopularniejsze mają format A4 (tu kupisz koszulki na dokumenty A4). Możemy jednak bez problemu kupić koszulki w formacie A5, A3 czy A2. W wielu miejscach można znaleźć również te o wymiarach niestandardowych. Większość z nich posiada listwę służącą do wpinania do segregatora na lewym boku, rzadziej znajduje się koszulki przeznaczone do wpinania w poziomie.

Kolejną sprawą będzie wybór odpowiedniego rodzaju folii, która została użyta do wykonania koszulek. Najpopularniejsze są tzw. koszulki groszkowe, czyli matowe. Ich zalety to przede wszystkim niska cena, ale też duża odporność na zabrudzenia. Koszulki krystaliczne są błyszczące i idealnie przezroczyste – można nawet z powodzeniem kserować w nich czy skanować dokumenty. Z reguły są sztywniejsze, czasem nie ma możliwości wpięcia ich do segregatora. Sprawdzą się zwłaszcza przy przygotowaniu materiałów dla klientów czy na konferencje, kiedy zależy nam na atrakcyjnym wyglądzie dokumentów. Pamiętajmy, że duże znaczenie ma grubość i stopień sztywności folii.

Do wyboru mamy koszulki bezbarwne (najbardziej popularne) lub w różnych kolorach i o zróżnicowanym stopniu przejrzystości. Opcja bezbarwna będzie najbardziej uniwersalna, natomiast dzięki kolorom można ustalić specjalny kod barwowy, który umożliwi staranne segregowanie dokumentów.

Czym są tzw. ofertówki?

Określenia ofertówki używa się najczęściej w odniesieniu do konkretnego rodzaju koszulek na dokumenty. Są to te z nich, które nadają się najlepiej do zaprezentowania klientowi oferty w atrakcyjny sposób. Oczywiście ich zastosowanie jest o wiele szersze: sprawdzą się na konferencji, podczas firmowych szkoleń i prezentacji, a także w codziennym użytku.

Ofertówki są zazwyczaj grubsze i sztywniejsze niż „zwykłe” koszulki na dokumenty. Często wykonane są z folii krystalicznej, nadającej dokumentom elegancki i profesjonalny wygląd. Są to zwykle modele nieposiadające listwy umożliwiającej wpięcie do segregatora – ich zadaniem jest przede wszystkim prezentacja dokumentów, nie ich przechowywanie. Wiele z nich to koszulki posiadające dwie otwarte krawędzie, bądź też zamykane na klapkę.

Koszulki do zadań specjalnych

Na rynku znajdziemy również koszulki foliowe stworzone z myślą o konkretnych „zadaniach”. Są to np. koszulki w niestandardowych formatach, przeznaczone do przechowywania wizytówek czy zdjęć. Tego typu modele podzielone są na kilka czy kilkanaście mniejszych segmentów, dzięki czemu na jednej wpiętej do segregatora stronie mieści się wiele wizytówek czy fotografii.

Warto też zwrócić uwagę na komfortowe udogodnienia m.in. w zakresie opakowań do koszulek na dokumenty. Bardzo praktycznym rozwiązaniem jest kartonowy dyspozytor, umożliwiający utrzymanie porządku i szybkie oraz bezproblemowe wyciąganie pojedynczych foliowych koszulek.

Koszulki na dokumenty to artykuły biurowe świetnie znane każdemu przedsiębiorcy. Warto wiedzieć, że na rynku istnieje wiele różnych modeli, które możemy dopasować do bieżących potrzeb.