Teczka na dokumenty czy praktyczne segregatory to podstawowe wyposażenie każdego biura. Te proste, chociaż dostępne w wielu różnych modelach akcesoria biurowe umożliwiają utrzymanie porządku w papierach, których w przedsiębiorstwie jest sporo. Dzięki nim bieżące dokumenty są zawsze pod ręką, a te starsze możemy archiwizować w porządku chronologicznym, ułatwiającym ich szybkie wyszukanie w razie potrzeby.

W naszej drukarni przygotujemy dla Ciebie wysokiej jakości teczki z logo firmy, które sprawdzą się świetnie podczas prezentowania propozycji biznesowych klientowi. W bogatej ofercie znajdziesz też inne materiały, takie jak notesy firmowe, profesjonalne wizytówki czy katalogi. 

Teczka na dokumenty: do czego jest nam potrzebna?

Jak sama nazwa wskazuje, teczka na dokumenty służy najczęściej do przechowywania dokumentacji firmowej. Dotyczy to zarówno bieżących pism, które muszą być stale w zasięgu ręki, jak też akt znajdujących się w archiwach bądź w księgowości. Dzięki szerokiemu wyborowi różnego rodzaju teczek możliwe jest ich idealne dostosowanie do wybranego zastosowania.

Niektóre rodzaje teczek okazują się nieocenione podczas wydarzeń branżowych np. konferencji. Elegancka teczka w ręku (koniecznie z logo firmy) to nieodłączny towarzysz wszystkich prelegentów. Warto też pamiętać, że teczki pełnić mogą funkcję reklamową i stanowić element systemu identyfikacji wizualnej firmy. To własnie w nich znajdować się mogą materiały rozdawane podczas konferencji czy akcji promocyjnych potencjalnym kontrahentom. W nich też przekazuje się materiały szkoleniowe pracownikom, budując poczucie identyfikacji z przedsiębiorstwem. Do nich włożyć też można dokumenty przekazywane klientom oraz potencjalnym klientom. Dlatego tak ważne jest, by teczki pełniące funkcje promocyjne posiadały logo firmy i były wykonane w kolorystyce spójnej z naszym przekazem wizualnym. Pozwala to na skuteczne budowanie marki i zwiększenie rozpoznawalności na rynku.

Warto też wspomnieć o teczkach pełniących specjalne funkcje, w których przechowywane są konkretne dokumenty. Mowa tu o takich akcesoriach jak teczki do akt osobowych, które prowadzić musi każdy pracodawca zatrudniający pracowników na umowę o pracę. W naszym sklepie znajdziesz też praktyczne teczki do podpisu, w których znajdą się dokumenty wymagające podpisania przez kadrę zarządzającą.

Rodzaje teczek na dokumenty

Na rynku znajdziemy wiele różnych rodzajów teczek na dokumenty. Te najprostsze, stosowane na co dzień w biurach, wykonywane są przeważnie z kartonu. Mogą być szare, białe lub kolorowe – mamy dla Ciebie teczki zapinane na gumkę oraz teczki wiązane. Teczki stosowane podczas konferencji lub teczki ofertowe z reguły nie są zapinane. Najczęściej wykonuje się je z powlekanego, śliskiego, błyszczącego papieru, który dobrze się prezentuje i pozwala na świetne odwzorowanie kolorów.

Podczas konferencji prelegenci często sięgają po bardziej eleganckie, niezapinane teczki, wykonane ze sztywnych i grubych materiałów. Może być to tworzywo sztuczne, w ekskluzywnej wersji – nawet skóra naturalna. Tego typu teczki mają nieraz wytłoczone na okładce logo firmy.

Teczki do dokumentów mogą posiadać specjalne przegródki, ułatwiające odpowiednie przechowywanie dokumentów. Dzięki temu łatwo i szybko znajdziemy potrzebne dokumenty. Niektóre z nich – np. teczki do podpisu – służą zwykle do przechowywania niewielkiej ilości dokumentów, są więc niezbyt pojemne, za to wykonane z grubszego i sztywniejszego materiału.

Segregatory, czyli podstawa archiwizacji

O ile teczki na dokumenty służyć mogą zarówno do przechowywania bieżących pism, jak i starszej dokumentacji, o tyle segregatory sprawdzają się przede wszystkim przy archiwizacji dokumentów. To jedne z podstawowych akcesoriów biurowych, w jakie warto się wyposażyć już na samym początku prowadzenia przedsiębiorstwa.

Segregatory, dzięki swojej budowie, stoją stabilnie na półkach. Możliwość ustawienia wielu dokładnie opisanych segregatorów obok siebie powoduje, że dokumenty są idealnie uporządkowane i możemy bez trudu odnaleźć wszystko, co będzie akurat potrzebne. Co ważne, przechowywanie w segregatorach pozwala również na skuteczne zabezpieczenie dokumentów przed zniszczeniem – w szczególności jeśli są one dodatkowo włożone w koszulki foliowe na dokumenty.

Jak wybrać dobry segregator?

Przy wyborze odpowiedniego segregatora należy kierować się przede wszystkim konkretnymi potrzebami. Standardowy rozmiar to A4, jednak w razie konieczności bez problemu znajdziemy również segregatory o mniej standardowych wymiarach.

Na pewno warto zwrócić uwagę na jakość okładki – czy jest ona wystarczająco sztywna i skutecznie zabezpiecza dokumenty przed zniszczeniem? Warto zastanowić się, czy chcemy przechowywać dokumentację w koszulkach czy bez, a także czy na grzbiecie segregatora jest wystarczająco dużo miejsca na stworzenie precyzyjnego opisu. Dobrym wyborem są segregatory z mechanizmem dźwigniowym, dzięki któremu korzystanie z nich nie wymaga dużej siły i jest bardziej komfortowe.

Ważną kwestią – zwłaszcza w przypadku segregatorów pełniących też funkcję marketingową – jest pamiętanie o zastosowaniu barw oraz znaków graficznych spójnych z systemem identyfikacji wizualnej firmy. Takie segregatory powinny również posiadać logo.

Teczka na dokumenty jest podstawą wyposażenia biurowego każdego przedsiębiorstwa. Umożliwia sprawne segregowanie i porządkowanie dokumentów, a co za tym idzie – szybkie odnalezienie ich w każdej sytuacji. Do przechowywania dokumentów niezbędne są również różnego rodzaju segregatory. Pamiętajmy o tym, że materiały biurowe, zwłaszcza te wykorzystywane podczas spotkań z klientami czy konferencji, powinny być spójne z systemem identyfikacji wizualnej firmy.